Devo archiviare per data o per fornitore?

Per data, per la maggior parte delle aziende australiane, perché il BAS è trimestrale e il tuo commercialista ti chiede periodi. Archivia per fornitore solo se controlli regolarmente conti specifici, e in quel caso metti i periodi dentro.

Quando inizia l'anno fiscale australiano?

Il 1° luglio. Chiama le cartelle 2026-27 invece che con un solo anno, così una fattura di luglio non è mai ambigua. Q1 va da luglio a settembre.

È sicuro lasciare che un software sposti i miei file?

Solo se prima ti mostra l'elenco completo del prima e del dopo, non sovrascrive mai un nome già esistente, si rifiuta di spostare ciò che non è riuscito a leggere bene e tiene un registro che ti permette di annullare tutto. Se non fa tutte e quattro le cose, usalo su una copia.

Guida

Come archiviare le fatture in cartelle in automatico

Rinominare i file è metà del lavoro. L'altra metà è metterli in un posto dove li ritrovi tra due anni, quando qualcuno ti fa una domanda su un pagamento.

In breve

Scegli una sola struttura e non mescolarne mai due. Anno fiscale e poi trimestre è la scelta giusta per le aziende australiane, perché corrisponde a come ti verranno davvero chiesti i documenti.

Scegli una struttura, non due

L'errore più comune è partire per fornitore, poi aggiungere cartelle per anno dentro alcune di esse, poi archiviarne qualcuna per progetto. Due anni dopo non si trova più niente, perché non esiste un'unica regola.

Decidi una volta sola, in base alla domanda che ti faranno più spesso.

Per anno fiscale e trimestre: 2026-27 / Q1 / . La scelta migliore per le aziende australiane, perché il BAS (la dichiarazione periodica australiana per la GST, simile alla liquidazione IVA) è trimestrale e il tuo commercialista ti chiede periodi, non fornitori. È l'impostazione che sceglierei io.
Per fornitore: Va bene se hai contestazioni con fornitori specifici, o conti aperti da tempo che controlli regolarmente. Va male al momento delle tasse, perché un trimestre finisce sparso in quaranta cartelle.
Per progetto o commessa: Giusta per imprese edili e artigiani che recuperano i costi commessa per commessa. Dentro aggiungi una cartella per periodo, mai il contrario.

Dai alle cartelle nomi che si ordinano correttamente

Le cartelle si ordinano come testo. 2026-27 viene correttamente dopo 2025-26, ma FY26 e FY2026 mescolati nello stesso posto no.

L'anno fiscale australiano va da luglio a giugno, quindi scrivilo come 2026-27 invece che con un solo anno, e non ti chiederai mai a quale appartiene una fattura di luglio.

Dentro metti le cartelle da Q1 a Q4, e ricorda che Q1 va da luglio a settembre, non da gennaio a marzo.

Automatizzare in sicurezza

Non spostare mai un file che non sei riuscito a rinominare: Se lo strumento non è riuscito a leggere la data, non sa in quale trimestre va la fattura. Lasciarla dov'è e avvisarti è il comportamento corretto. Tirare a indovinare no.
Non sovrascrivere mai: Due file con lo stesso nome nella stessa cartella di destinazione devono produrre un secondo file, non una sostituzione. Cancellarne uno senza dire niente è la cosa peggiore che uno strumento di archiviazione possa fare.
Tieni traccia di ogni spostamento: Percorso vecchio e percorso nuovo, scritti prima che qualcosa si sposti. Senza questo registro non c'è modo di tornare indietro.
Guarda prima di confermare: Qualsiasi strumento che valga la pena usare ti mostra l'elenco completo del prima e del dopo e aspetta. Se inizia a spostare file nel momento in cui premi il pulsante, non usarlo su niente di importante.

Una cosa che conviene fare a mano

Qualunque cosa automatizzi, scrivi un breve README.txt in cima all'albero delle cartelle che spieghi com'è organizzata la struttura e cosa significano i nomi dei file.

Ci vogliono cinque minuti, ed è la differenza tra un sistema e un mucchio di file quando qualcun altro, o tu tra tre anni, dovrà usarlo.

Domande frequenti

Devo archiviare per data o per fornitore?: Per data, per la maggior parte delle aziende australiane, perché il BAS è trimestrale e il tuo commercialista ti chiede periodi. Archivia per fornitore solo se controlli regolarmente conti specifici, e in quel caso metti i periodi dentro.
Quando inizia l'anno fiscale australiano?: Il 1° luglio. Chiama le cartelle 2026-27 invece che con un solo anno, così una fattura di luglio non è mai ambigua. Q1 va da luglio a settembre.
È sicuro lasciare che un software sposti i miei file?: Solo se prima ti mostra l'elenco completo del prima e del dopo, non sovrascrive mai un nome già esistente, si rifiuta di spostare ciò che non è riuscito a leggere bene e tiene un registro che ti permette di annullare tutto. Se non fa tutte e quattro le cose, usalo su una copia.

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