Guide
Il lavoro sui documenti, spiegato bene
Come rinominare i file in base a quello che contengono, estrarre i dati dalle fatture, leggere scansioni e foto e archiviare il risultato. Ogni guida parte dai metodi gratuiti e manuali, compresi quelli per cui non hai bisogno di noi.
Come rinominare i file PDF in base al loro contenuto
Se i PDF hanno un livello di testo, un breve script PowerShell o Python lo fa gratis. Se sono scansioni, ti serve qualcosa capace di leggere un'immagine. Se l'impaginazione cambia da un fornitore all'altro, ti serve qualcosa che capisca il documento invece di cercare un valore in una posizione fissa.
Come portare i dati delle fatture in un foglio di calcolo senza digitarli
Se usi Xero o QuickBooks, la loro funzione di acquisizione integrata lo fa già ed è inclusa nell'abbonamento. Usa quella. Tutto ciò che segue è per chi non lavora con le fatture, o per chi ha documenti che non arrivano mai in un sistema contabile.
Come rinominare automaticamente i documenti scansionati
Una scansione è una fotografia di una pagina, non testo. Nessun programma può leggerla finché non usi l'OCR per aggiungere un livello di testo, oppure uno strumento che legga direttamente l'immagine.
Rinominare file in blocco per numero di fattura
Se i numeri di fattura seguono uno schema costante e i PDF contengono testo, un breve script lo fa gratis. Le cose che si sbagliano di solito sono i duplicati, i caratteri non ammessi e il non avere modo di tornare indietro.
Estrarre GST e totali dalle fatture fiscali australiane
Una fattura fiscale australiana valida deve riportare l'ABN del fornitore (Australian Business Number, il numero identificativo dell'impresa, simile alla partita IVA), l'importo della GST (l'imposta australiana su beni e servizi, simile all'IVA) oppure una dichiarazione che il totale include la GST, e la dicitura Tax Invoice (fattura fiscale). Su questi elementi puoi contare. Sul totale no, perché il numero più grande nella pagina spesso è un subtotale.
Come estrarre i dati dalle foto delle ricevute
Le foto falliscono per quattro motivi: carta termica sbiadita, ombre, prospettiva e pieghe. Migliorare il modo in cui scatti la foto aiuta più di qualsiasi scelta di software.
Come archiviare le fatture in cartelle in automatico
Scegli una sola struttura e non mescolarne mai due. Anno fiscale e poi trimestre è la scelta giusta per le aziende australiane, perché corrisponde a come ti verranno davvero chiesti i documenti.
Come rinominare PDF in blocco gratis, e dove questi metodi si fermano
Bulk Rename Utility e PowerShell gestiscono nomi e date. PyMuPDF gestisce il contenuto. Niente di gratuito gestisce bene tanti layout di documento diversi, ed è lì che passa il confine.
Alternative a Hubdoc per Xero, e se ti serve davvero
Il lavoro che faceva Hubdoc ora è dentro Xero con il nome Smart Document Capture, ed è incluso nei piani australiani, anche se il piano più economico prevede solo l'estrazione di base. Provalo prima di comprare qualsiasi cosa, perché per la maggior parte delle piccole imprese elimina il motivo per cercare altrove.
Cosa fare quando l'OCR sbaglia i numeri delle tue fatture
Sistema prima la pagina, perché una scansione a bassa risoluzione, storta o in bianco e nero è la causa abituale di una cifra letta male. Poi controlla ogni numero che si può controllare, per esempio che imponibile più GST (l'imposta australiana su beni e servizi, simile all'IVA) dia il totale, e guarda tu stesso i numeri di fattura, perché nessun calcolo può dirti che uno di quelli è sbagliato.
Come conservare le fatture in modo che l'ATO le accetti al momento del BAS
Conserva una copia leggibile di ogni fattura e ricevuta per almeno cinque anni, in inglese, archiviata in modo che non possa essere modificata di nascosto, e assicurati di avere una tax invoice valida prima di recuperare la GST su qualsiasi acquisto sopra $82,50 AUD. Una scansione o una foto chiara è sufficiente, quindi una volta che ce l'hai puoi buttare la carta.
Come rinominare i file con la data scritta nel documento, quando ogni fornitore la scrive in modo diverso
Trova la data tramite la sua etichetta, ad esempio Invoice Date, invece di prendere la prima data sulla pagina, convertila in anno, mese, giorno e segnala ogni data come 03/04/2026, in cui giorno e mese potrebbero essere invertiti, invece di tirare a indovinare. Per una cartella piccola, farlo a mano con il file aperto resta il metodo affidabile più veloce.
Come riconciliare un estratto conto fornitore, e perché non è una fattura
Un estratto conto fornitore è un riepilogo del tuo conto con quel fornitore, non una tax invoice, quindi non registrarlo mai come fattura passiva e non recuperare mai la GST (l'imposta australiana su beni e servizi, simile all'IVA) partendo da lì. Per riconciliarlo, elenca le tue fatture, note di credito e pagamenti per quel fornitore nello stesso periodo, spunta ogni riga che compare in entrambi, e le righe che restano sono quelle da sollecitare.
Come portare i CV in un foglio di calcolo per la selezione
Per il prossimo annuncio, chiedi i dati su cui fai la selezione direttamente nella candidatura, con domande di preselezione o con un modulo che scrive dritto in un foglio di calcolo, così non c'è niente da estrarre. Per una pila che hai già, scrivere a mano sei o sette colonne va benissimo per qualche decina di CV, mentre un lettore di CV gratuito come quello di Affinda regge pile più grandi, purché tu sia tranquillo a caricarci i dati personali dei candidati.
Come rinominare e archiviare documenti giudiziari scansionati per numero di pratica
Se il tuo software gestionale per studi legali può scansionare direttamente dentro una pratica, usa quello e non c'è niente da rinominare. Altrimenti, dai un nome a ogni documento nel momento in cui lo scansioni, perché è allora che sai a quale pratica appartiene, e se automatizzi, accetta solo un numero di pratica che esiste nel tuo elenco di pratiche aperte.
Abbiamo anche creato uno strumento gratuito per questo lavoro. Trovi Once nella pagina degli strumenti, e ogni guida qui sopra ti spiega prima i modi gratuiti per farlo.