Excel può estrarre i dati da una fattura in PDF?

Può importare tabelle da un PDF con Recupera dati, Da file, Da PDF. Funziona quando il documento contiene una vera tabella. Non funziona bene su una fattura tipica, dove numero di fattura, data e totale si trovano in punti diversi dell'impaginazione invece che in una griglia.

Esiste un modo gratuito per farlo?

Sì, più di uno. L'importazione PDF di Excel, Tabula e uno script Python con PyMuPDF sono tutti gratuiti. Se paghi già Xero o QuickBooks, la loro acquisizione integrata è inclusa ed è migliore di tutti questi per le fatture dei fornitori.

Qualcuno di questi metodi funziona con le fatture scansionate?

Solo gli strumenti che sanno leggere un'immagine. Gli script e l'importazione di Excel leggono il livello di testo, che una scansione non ha. Ti serve prima l'OCR, oppure uno strumento che legga l'immagine.

Guida

Come portare i dati delle fatture in un foglio di calcolo senza digitarli

Sessanta fatture, e per ognuna la apri, leggi tre numeri e li digiti in un foglio. Ecco come smettere, con una nota onesta su quando invece non vale la pena farlo.

In breve

Se usi Xero o QuickBooks, la loro funzione di acquisizione integrata lo fa già ed è inclusa nell'abbonamento. Usa quella. Tutto ciò che segue è per chi non lavora con le fatture, o per chi ha documenti che non arrivano mai in un sistema contabile.

Parti da qui: probabilmente il tuo software di contabilità lo fa già

È la frase più utile di questa pagina, e quasi tutti gli articoli su questo argomento la omettono, perché gli fa perdere una vendita.

Xero ha Smart Document Capture, incluso nei suoi piani, che ha sostituito Hubdoc. QuickBooks ha l'acquisizione delle ricevute. MYOB ha In Tray. Inoltri la fattura a un indirizzo email, oppure la carichi, e i dati escono dall'altra parte e vengono abbinati a una transazione.

Se il tuo problema sono le fatture dei fornitori e paghi già uno di questi programmi, puoi smettere di leggere. Usa quello che stai già pagando. È meglio di qualsiasi altra soluzione qui, perché fa anche l'ultimo passaggio, cioè registrare la transazione invece di consegnarti un foglio di calcolo.

Tutto ciò che segue è per i casi in cui questo non vale: documenti che non sono fatture, attività senza software di contabilità, o dati che devono finire in un foglio di calcolo invece che in un registro contabile.

L'importazione PDF integrata di Excel, per le tabelle ordinate

Excel può estrarre una tabella direttamente da un PDF: Dati, poi Recupera dati, poi Da file, poi Da PDF (nella versione inglese Data, Get Data, From File, From PDF). Trova le tabelle nel documento e ti lascia scegliere quale importare.

Davvero utile e completamente gratuito se il PDF contiene una vera tabella. Inutile per una fattura tipica, dove i valori che ti servono sono sparsi nell'impaginazione invece di stare in una griglia.

Tabula, gratuito e open source

Tabula ti permette di disegnare un riquadro attorno a una zona del PDF ed esporta in CSV quello che c'è dentro. È gratuito, gira sul tuo computer ed è fatto bene.

È pensato per le tabelle di report e documenti di studio, e lavora pagina per pagina, con te che indichi cosa prendere.

Eccellente per una manciata di documenti. Una sofferenza per cento, perché devi disegnare un riquadro su ognuno.

Uno script, se i documenti sono uniformi

1pip install pymupdf, poi apri ogni PDF ed estrai il testo.
2Trova i valori con le espressioni regolari: uno schema per il numero di fattura, uno per la data, uno per gli importi.
3Scrivi le righe con il modulo csv integrato in Python.

Gratuito, veloce e completamente sotto il tuo controllo. Si rompe il giorno in cui un fornitore cambia il modello delle sue fatture, e non te ne accorgerai finché i numeri non saranno già nella tua contabilità.

Servizi di estrazione

Nanonets, Docparser, DocuClipper, Klippa e altri leggono i documenti e ti restituiscono dati strutturati. Quasi tutti sono abbonamenti da qualche decina di dollari al mese in su, quasi tutti funzionano nel cloud e quasi tutti fanno bene il loro lavoro.

Il compromesso è che i tuoi documenti vengono caricati sui server di qualcun altro, e il prezzo di solito è a pagina, il che con grandi volumi si fa sentire.

L'errore che fanno tutti: cosa succede quando lo strumento non è sicuro

Qualunque metodo tu scelga, fatti questa domanda prima di fidarti: cosa fa quando non riesce a trovare il totale?

Una cella vuota che vedi è un fastidio. Un numero sbagliato inserito con sicurezza nella tua contabilità è un problema che potresti non scoprire per mesi, e non saprai nemmeno di doverlo cercare.

Qualsiasi strumento che valga la pena usare ti dice quali documenti non è riuscito a leggere e cosa mancava in ciascuno. Se non segnala mai errori, non significa che non sbagli mai.

Domande frequenti

Excel può estrarre i dati da una fattura in PDF?: Può importare tabelle da un PDF con Recupera dati, Da file, Da PDF. Funziona quando il documento contiene una vera tabella. Non funziona bene su una fattura tipica, dove numero di fattura, data e totale si trovano in punti diversi dell'impaginazione invece che in una griglia.
Esiste un modo gratuito per farlo?: Sì, più di uno. L'importazione PDF di Excel, Tabula e uno script Python con PyMuPDF sono tutti gratuiti. Se paghi già Xero o QuickBooks, la loro acquisizione integrata è inclusa ed è migliore di tutti questi per le fatture dei fornitori.
Qualcuno di questi metodi funziona con le fatture scansionate?: Solo gli strumenti che sanno leggere un'immagine. Gli script e l'importazione di Excel leggono il livello di testo, che una scansione non ha. Ti serve prima l'OCR, oppure uno strumento che legga l'immagine.

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