Guida

Come rinominare i file PDF in base al loro contenuto

Hai una cartella piena di file chiamati scan0043.pdf e vorresti che si chiamassero Thompson Steel INV-52445.pdf. Ecco come farlo, partendo dai metodi più economici.

In breve

Se i PDF hanno un livello di testo, un breve script PowerShell o Python lo fa gratis. Se sono scansioni, ti serve qualcosa capace di leggere un'immagine. Se l'impaginazione cambia da un fornitore all'altro, ti serve qualcosa che capisca il documento invece di cercare un valore in una posizione fissa.

Prima di tutto, controlla se i tuoi PDF contengono testo

Questa sola domanda decide quali metodi funzioneranno, e quasi tutte le guide la saltano.

Apri uno dei file e prova a selezionare una riga di testo con il mouse. Se riesci a evidenziarla, il file ha un livello di testo e i metodi economici qui sotto funzioneranno. Se il cursore disegna solo un riquadro sopra un'immagine, è una scansione, e qualsiasi strumento che legge il testo fallirà.

Di solito in una cartella ci sono entrambi i tipi. Quello che ti arriva via email in PDF normalmente contiene testo. Quello che esce da uno scanner o dalla fotocamera del telefono normalmente no.

Metodo 1: uno script, se il testo è selezionabile e sempre nello stesso punto

È gratuito ed è la risposta giusta per molte persone. Se tutte le fatture arrivano da un unico fornitore, il numero di fattura si trova nello stesso punto in ogni file e puoi recuperarlo con una quindicina di righe di Python.

  1. 1Installa Python da python.org e poi esegui: pip install pymupdf
  2. 2Scrivi uno script che apre ogni PDF, ne estrae il testo, trova il valore con un'espressione regolare come INV-\d+ e rinomina il file.
  3. 3Provalo prima su una copia della cartella, mai sugli originali.

Gratis e veloce, e ti servirà per anni se i tuoi documenti sono uniformi. Crolla nel momento in cui compare un secondo fornitore con un'impaginazione diversa, perché un'espressione regolare riconosce uno schema, non un significato.

Metodo 2: Adobe Acrobat Pro, se lo paghi già

Acrobat Pro ha l'Action Wizard (la procedura guidata per le azioni), e ci sono plug-in a pagamento come AutoSplit e AutoRename di Evermap che rinominano i file usando il testo trovato nella pagina.

Sei tu a indicare dove cercare, di solito cercando un'etichetta come "Invoice No" e prendendo quello che la segue.

Ha senso se hai già Acrobat sul computer. Non vale la pena comprare Acrobat solo per questo, e i plug-in sono un acquisto separato in aggiunta.

Metodo 3: un programma dedicato alla rinomina

Esistono diversi programmi per Windows fatti apposta: tra questi Win2PDF Pro, File Juggler e Automatic PDF Processor di Gillmeister. La maggior parte funziona tenendo d'occhio una cartella e applicando le regole che definisci tu.

Sono collaudati, costano poco e, se i tuoi documenti sono regolari, fanno il loro lavoro.

La risposta giusta per un flusso prevedibile e con grandi volumi. Devi però sederti e definire le regole, ed è proprio la parte che quasi nessuno trova mai il tempo di fare.

Metodo 4: qualcosa che legge il documento

Tutti e tre i metodi precedenti richiedono che tu descriva dove si trova il valore. Funziona finché il decimo fornitore non usa una parola diversa per la stessa cosa, scrive Ref invece di Invoice No, o mette il totale nella seconda pagina.

L'approccio più recente è far leggere il documento invece di cercare uno schema, così la regola diventa "il riferimento del fornitore, ovunque compaia" invece di "il testo a 40 mm dal bordo superiore".

Funziona anche con le scansioni, perché un'immagine si può leggere esattamente come una pagina di testo.

Ne vale la pena quando nella cartella ci sono documenti di molti mittenti diversi. È eccessivo quando tutto arriva da un'unica fonte in un unico formato.

Qualunque metodo scegli, fai queste due cose

Provalo su una copia
Duplica la cartella e fai le prove lì. Una rinomina andata storta su quattrocento file è molto difficile da annullare a mano.
Decidi cosa succede in caso di conflitto
Due fatture con lo stesso numero entrano in conflitto. I programmi fatti bene aggiungono un suffisso. Quelli fatti male sovrascrivono, e perdi un file senza che nessuno te lo dica.

Domande frequenti

Windows può rinominare i file in base al loro contenuto?
No. File Explorer (Esplora file) può rinominare in blocco, ma solo usando il nome esistente, un numero o una data. Non può guardare dentro il file. Qualsiasi cosa che legga il contenuto richiede uno script o un programma separato.
Funziona con i documenti scansionati?
Solo se il metodo sa leggere un'immagine. Gli script e la maggior parte dei programmi basati su regole leggono il livello di testo, che una scansione non ha. Ti serve prima un software OCR oppure uno strumento che legga direttamente l'immagine.
Qual è il modo gratuito per farlo?
Uno script Python con PyMuPDF, se i tuoi PDF hanno testo selezionabile e il valore che ti interessa si può trovare con uno schema. Copre molti casi e non costa nulla, se non un pomeriggio di lavoro.

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