Guida

Cosa fare quando l'OCR sbaglia i numeri delle tue fatture

Il software ha letto la fattura, il foglio di calcolo sembra in ordine, e poi un totale o un numero di fattura si rivela sbagliato. Ecco perché succede, come evitarlo quasi sempre gratis e come scovare il resto prima che arrivi nella tua contabilità.

In breve

Sistema prima la pagina, perché una scansione a bassa risoluzione, storta o in bianco e nero è la causa abituale di una cifra letta male. Poi controlla ogni numero che si può controllare, per esempio che imponibile più GST (l'imposta australiana su beni e servizi, simile all'IVA) dia il totale, e guarda tu stesso i numeri di fattura, perché nessun calcolo può dirti che uno di quelli è sbagliato.

Perché i numeri sbagliano più in silenzio delle parole

Quando l'OCR legge male una parola di solito te ne accorgi, perché Thompsen Steal non sembra un nome vero. Quando legge male una cifra, il risultato è comunque un numero del tutto normale. Non esiste un dizionario dei numeri di fattura, quindi niente sembra fuori posto.

Gli scambi tipici sono tra forme che differiscono per un piccolo tratto: 3 e 8, 5 e 6, 1 e 7, 0 e 8. Punti decimali e virgole sono anche peggio, perché sono larghi pochi pixel e un granello di polvere o una piega possono aggiungerne o toglierne uno.

Non è solo un problema del vecchio OCR. Quando abbiamo testato i modelli di lettura basati sull'intelligenza artificiale per il nostro strumento per i documenti, su 48 documenti di prova, uno di questi ha letto il numero di una fattura scansionata come 567504 quando sulla pagina c'è scritto 587504. Non un campo vuoto, non un avviso, solo un numero sbagliato presentato con sicurezza, che nessuno leggendo il foglio di calcolo metterebbe mai in dubbio.

Prima di tutto, scopri se c'entra davvero l'OCR

Apri il PDF originale e prova a selezionare il numero con il mouse. Se riesci a evidenziarlo, copialo e incollalo nel Blocco note.

Se il numero incollato è giusto, il PDF contiene già il testo esatto, scritto dal software del fornitore, e l'OCR non ha mai dovuto indovinare niente. Il problema è che il tuo strumento ha preso dalla pagina il numero sbagliato, spesso l'imponibile invece del totale. Riscansionare non serve. Devi dire allo strumento quale etichetta leggere, oppure usarne uno che legge le etichette invece delle posizioni.

Se non riesci a selezionare il numero, il file è un'immagine della pagina e la lettura la fa l'OCR. Il resto di questa pagina è per te.

Sistema la pagina, che è gratis e risolve più di tutto

  1. 1Chiedi al fornitore di mandarti la fattura via email in PDF invece di spedirla per posta o consegnarti una stampa. Un PDF inviato via email da un software di contabilità contiene il testo esatto ed elimina il problema alla fonte. È la correzione migliore in assoluto e costa una email.
  2. 2Se devi scansionare, imposta lo scanner a 300 dpi. Sotto i 200 dpi circa, le cifre piccole smettono di essere leggibili in modo affidabile.
  3. 3Scansiona in scala di grigi, non in bianco e nero. La modalità bianco e nero rende ogni pixel completamente scuro o completamente chiaro, e su una stampa sbiadita questo può spezzare un tratto sottile, che è esattamente il modo in cui un 8 diventa un 3, oppure cancellare del tutto un punto decimale.
  4. 4Raddrizza la pagina. La maggior parte dei software degli scanner ha un'impostazione di raddrizzamento automatico (deskew). Se usi OCRmyPDF, che è gratuito, aggiungi l'opzione deskew quando lo esegui.
  5. 5Con il telefono, usa una modalità di scansione invece della fotocamera. Note su iPhone e Scansiona in Google Drive su Android appiattiscono e ritagliano entrambe la pagina prima che qualcosa provi a leggerla.
  6. 6Riesegui l'OCR sul file migliorato e confronta. Se la stessa cifra è ancora sbagliata su una scansione pulita a 300 dpi in scala di grigi, il problema è la stampa stessa, di solito carta termica sbiadita, e quella dovrai leggerla a occhio.

La maggior parte delle persone si mette a cercare un software migliore quando la soluzione più economica è una pagina migliore. Prova queste cose prima di pagare qualsiasi cosa.

Poi controlla ogni numero che si può controllare

Alcuni numeri su una fattura devono essere coerenti tra loro. Questo significa che una cifra letta male lascia una traccia, e puoi trovarla con una formula del foglio di calcolo invece di rileggere ogni fattura.

Imponibile più GST deve dare il totale
Metti le tre cifre nelle colonne B, C e D e aggiungi una colonna con =ROUND(B2+C2,2)=ROUND(D2,2). Ogni FALSE è una fattura da guardare. Una sola cifra letta male in una qualsiasi delle tre cifre rompe la somma. Scova anche il caso in cui lo strumento ha letto l'imponibile come totale. Attenzione alle fatture con uno sconto, un credito o il trasporto indicati dopo l'imponibile, che mostreranno legittimamente FALSE finché non aggiungi quella riga.
Le righe devono sommare all'imponibile
Lo stesso principio un livello più giù. Se acquisisci gli importi delle singole righe, sommali e confrontali con l'imponibile. Richiede più lavoro per impostarlo e ne vale la pena per le fatture lunghe, dove una riga letta male passa facilmente inosservata.
Un ABN si controlla da solo
L'ABN (il numero di identificazione australiano delle imprese, simile alla partita IVA) di undici cifre contiene le proprie cifre di controllo. L'Australian Business Register pubblica il metodo: sottrai 1 dalla prima cifra, moltiplica ciascuna cifra in ordine per 10, 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17 e 19, somma i risultati, e il totale deve essere divisibile esattamente per 89. Una singola cifra sbagliata fallisce sempre questo controllo. Lo abbiamo verificato cambiando ogni cifra del nostro ABN con ogni altro valore possibile, e nessuna versione modificata lo ha superato. Per una verifica vera, incolla l'ABN in ABN Lookup su abr.business.gov.au, che è gratuito, e conferma che il nome restituito sia quello del tuo fornitore.
La GST come un undicesimo del totale, con cautela
Se tutto ciò che è in fattura è soggetto a imposta, la GST dovrebbe essere il totale diviso undici, con un centesimo di arrotondamento in più o in meno. Una cifra molto lontana da questa merita un'occhiata. Non considerarla un errore di per sé, perché una fattura con articoli esenti da GST sarà legittimamente diversa.
Le date devono essere possibili e recenti
Una fattura con una data futura, o di tre anni prima che iniziassi a lavorare con quel fornitore, di solito è una lettura sbagliata. Controlla anche che giorno e mese non si siano scambiati, perché 03/04/2026 per un sistema americano significa marzo e per uno australiano aprile.

I numeri che nessun controllo può scovare

Numeri di fattura, numeri d'ordine, numeri di riferimento e coordinate bancarie non hanno nessun calcolo dietro. Uno letto male è indistinguibile da uno vero con una formula. Questi sono i numeri da guardare con i tuoi occhi, e ci sono alcune abitudini che rendono la cosa veloce.

Confronta con l'ultima fattura del fornitore
La maggior parte dei fornitori numera le fatture in sequenza. Se la fattura del mese scorso era 587490 e questa risulta 567504, il salto all'indietro è l'indizio. Ordina il foglio per fornitore e poi per numero di fattura e questi casi saltano subito all'occhio.
Cerca i duplicati
Un numero di fattura ripetuto dallo stesso fornitore è o un doppio inserimento o una lettura sbagliata. Aggiungi una colonna con =COUNTIFS(A:A,A2,E:E,E2), dove A è il fornitore ed E è il numero di fattura, e tutto ciò che supera 1 va controllato.
Non pagare mai usando coordinate bancarie lette da un software
Se un BSB (il codice australiano che identifica banca e filiale) o un numero di conto viene da una fattura scansionata, confrontalo con i dati del fornitore che hai già, oppure chiamalo a un numero che hai già. Una cifra letta male manda i soldi sul conto sbagliato, e un numero di conto cambiato su una fattura è anche il segnale classico di una truffa che dirotta i pagamenti. Tratta i due casi allo stesso modo.
Controlla il numero sulla pagina, non a memoria
Quando fai la revisione, tieni il documento originale aperto accanto alla riga del foglio di calcolo. Un numero che da solo sembra giusto è proprio il tipo di numero che è sbagliato.

Quando il problema è lo strumento stesso

Se le tue fatture finiscono in Xero, QuickBooks o MYOB, usa prima l'acquisizione integrata in quei programmi. Ti mostrano il documento accanto alla bozza della fattura, così correggi il numero nel punto in cui arriva invece che in un foglio di calcolo da cui poi lo copi. Per le fatture dei fornitori è semplicemente il flusso di lavoro migliore, ed è incluso nei piani che paghi già.

Se usi un OCR gratuito come Tesseract o OCRmyPDF e la pagina è già pulita, il passo successivo è un lettore che capisce cos'è una fattura. L'OCR tradizionale riconosce i caratteri uno alla volta. I lettori più recenti basati sull'intelligenza artificiale guardano l'intera pagina, il che li aiuta a distinguere un totale da un imponibile, ma come mostra l'esempio qui sopra possono comunque produrre una cifra sbagliata ma plausibile, quindi i controlli di questa pagina valgono ancora.

Non abbiamo messo a confronto gli strumenti concorrenti, quindi non li classificheremo per precisione. Quando vedi una percentuale di precisione sulla pagina di un fornitore, chiedi su quali documenti è stata misurata. Una cifra ottenuta su PDF digitali puliti non ti dice niente sulle tue scansioni stropicciate.

La domanda che conta più della precisione: cosa fa lo strumento quando non è sicuro. Una cella vuota ti costa un minuto. Un numero sbagliato presentato con sicurezza può costarti un pagamento finito nel posto sbagliato, e non saprai di doverlo cercare.

Domande frequenti

Perché l'OCR sbaglia i numeri?
Le cifre differiscono tra loro per piccoli tratti, quindi una scansione a bassa risoluzione, storta o in bianco e nero trasforma un 8 in un 3 o fa sparire un punto decimale. A differenza delle parole non c'è un dizionario che intercetti l'errore, quindi il numero sbagliato sembra normale. Scansionare a 300 dpi in scala di grigi e raddrizzare la pagina risolve buona parte del problema.
A che risoluzione devo scansionare le fatture?
300 dpi, in scala di grigi. Sotto i 200 dpi circa la stampa piccola diventa inaffidabile, e la modalità bianco e nero può spezzare i tratti sottili delle cifre anche a una buona risoluzione.
Come capisco se un totale letto dall'OCR è sbagliato senza controllare ogni fattura?
Acquisisci l'imponibile, la GST e il totale, e verifica in un foglio di calcolo che i primi due sommati diano il terzo. Una sola cifra letta male in uno qualsiasi dei tre rompe la somma, quindi devi guardare solo le fatture che non tornano.
Come verifico che l'ABN di una fattura sia reale?
Cercalo su ABN Lookup su abr.business.gov.au, che è gratuito, e conferma che il nome dell'azienda corrisponda al fornitore. L'ABN ha anche delle cifre di controllo integrate, quindi una singola cifra letta male fallirà sempre il controllo pubblicato.
Posso fidarmi delle coordinate bancarie lette dall'OCR?
No. Confronta sempre BSB e numero di conto con i dati che hai già per quel fornitore, oppure chiamalo a un numero che conosci già. Così ti proteggi sia da una cifra letta male sia dalle fatture in cui il numero di conto è stato cambiato di proposito.

Approfondimenti

Solven crea software su misura e automazioni per le aziende australiane. Se hai un lavoro come questo che nessuno strumento risolve davvero, è proprio quello che facciamo.

Richiedi un'analisi gratuita