Come conservare le fatture in modo che l'ATO le accetti al momento del BAS

Cosa chiede davvero l'ATO

Tutto quello che leggi in questa pagina viene dalle pagine ufficiali dell'ATO (l'Agenzia delle Entrate australiana) sulla conservazione dei documenti e sulla GST, così come erano a settembre 2026. Se un altro articolo dice qualcosa di diverso, fidati della pagina dell'ATO, e ricontrollala tu stesso se stai leggendo questa guida molto più avanti.

Secondo l'ATO, un documento deve riportare almeno la data, l'importo, una descrizione di cosa si tratta e le informazioni sulla GST, più lo scopo dell'operazione e la controparte quando questo conta. Per gli acquisti, quel documento è la fattura o la ricevuta del fornitore.

Conservalo per cinque anni

Per la maggior parte dei documenti aziendali, i cinque anni partono da quando hai preparato o ricevuto il documento, oppure da quando hai concluso l'operazione a cui si riferisce, a seconda di quale data è più recente. Alcuni documenti seguono un calendario diverso, come quelli della FBT, e altri vanno tenuti più a lungo, come tutto ciò che riguarda un bene che possiedi ancora.

In inglese, o facilmente traducibile

Una fattura di un software estero in un'altra valuta va bene come documento. Deve comunque essere leggibile in inglese e, per recuperare la GST, deve comunque rispettare le regole sulla tax invoice che trovi più sotto.

Protetto dalle modifiche

L'ATO dice che i documenti vanno archiviati in modo da proteggerli da modifiche o danni. Un PDF in una cartella con backup soddisfa questo requisito. Un foglio di calcolo che ribatti ogni trimestre è un riepilogo, non il documento.

Reperibile quando te lo chiedono

L'ATO dice che i documenti digitali devono essere identificabili, etichettati o indicizzati, e che potrebbe aver bisogno di fare ricerche al loro interno. Una cartella piena di file chiamati scan0043.pdf è tecnicamente conservata e praticamente persa.

La regola sulla GST che fa davvero perdere soldi

Per recuperare la GST su un acquisto che è costato più di $82,50 AUD GST inclusa, devi avere una tax invoice valida emessa dal fornitore. Non una riga dell'estratto conto bancario, non una conferma d'ordine, non un preventivo.

Se non ce l'hai, chiedila. Il fornitore ha 28 giorni per fornirtela. L'indicazione dell'ATO è di aspettare di averla prima di recuperare il credito, anche se questo sposta la richiesta a un BAS (la dichiarazione periodica australiana per la GST) successivo. Hai quattro anni per recuperare un credito GST, quindi aspettare un trimestre non ti costa nulla, a parte l'attesa.

Per gli acquisti di $82,50 AUD o meno, basta una ricevuta, uno scontrino o una normale fattura. Se non hai proprio nulla, l'ATO accetta una nota scritta al momento con il nome e l'ABN (il numero di partita IVA australiano) del fornitore, la data, cosa hai comprato e quanto hai pagato.

Cosa rende valida una tax invoice

Deve indicare che si intende come tax invoice, l'identità e l'ABN del venditore, la data, cosa è stato venduto con quantità e prezzo, l'importo della GST o una dicitura che il totale include la GST, e quali voci sono imponibili. Per vendite di $1.000 AUD o più deve indicare anche il tuo nome o il tuo ABN.

Una fattura incompleta non è una tax invoice

Se mancano l'ABN o la GST, l'ATO la considera non valida, anche se puoi basarti su altri documenti dello stesso fornitore che colmano la lacuna. Altrimenti chiedi al fornitore di riemetterla.

Verifica che il fornitore sia registrato ai fini GST

Cerca il suo ABN su ABN Lookup all'indirizzo abr.business.gov.au, che è gratuito, e guarda la riga della GST. Se non è registrato, non c'è GST da recuperare, qualunque cosa dica la fattura.

La soluzione gratuita, passo per passo

Per una piccola impresa con qualche decina di fatture al mese, e non centinaia, questo sistema rispetta tutte le regole viste sopra e non costa nulla.

1. 1Crea una cartella per ogni anno fiscale, chiamata 2026-27 e così via, con dentro le cartelle da Q1 a Q4. L'anno fiscale australiano va da luglio a giugno, quindi Q1 va da luglio a settembre. Mettila in un posto con backup automatico, come OneDrive, Google Drive o Dropbox.
2. 2Quando arriva una fattura o una ricevuta cartacea, fotografala il giorno stesso con la modalità di scansione del telefono, cioè Note su iPhone o Scansiona in Google Drive su Android, invece della normale fotocamera. Gli scontrini termici sbiadiscono, e uno scontrino sbiadito non è una riproduzione chiara.
3. 3Dai a ogni file un nome che inizi con la data, poi il fornitore, poi il numero di fattura, ad esempio 2026-09-14 Thompson Steel INV-52445.pdf. Mettere prima la data ordina il trimestre in sequenza, che è proprio come si prepara il BAS.
4. 4Tieni un foglio di calcolo per ogni anno, con una riga per ogni acquisto: data, fornitore, ABN, numero di fattura, totale, GST e una colonna che indica se hai una tax invoice valida. Quell'ultima colonna è quella che ti salva al momento del BAS.
5. 5Prima di ogni BAS, filtra gli acquisti sopra $82,50 AUD senza una tax invoice valida. Scrivi subito a quei fornitori e lascia fuori quei crediti da questo BAS finché la fattura non arriva.
6. 6Una volta all'anno, controlla di riuscire ancora ad aprire i file dell'anno più vecchio e non cancellare nulla che sia ancora dentro il periodo di conservazione.

Ti prende pochi minuti a settimana e rispetta le regole. Se sei un lavoratore autonomo (sole trader) con una situazione semplice, anche l'app ufficiale dell'ATO è gratuita e include myDeductions, uno strumento per registrare le spese e fotografare le ricevute man mano.

Quando uno strumento a pagamento conviene, e quando no

Sotto qualche decina di fatture al mese, la soluzione gratuita qui sopra basta, e chi ti dice che un software è obbligatorio per essere in regola ti sta vendendo qualcosa. L'ATO accetta sistemi manuali e cartacei, e lo dice chiaramente.

Gli strumenti valgono il loro prezzo quando i volumi crescono, quando i documenti arrivano da molte fonti o quando l'archiviazione passa a qualcuno che non avrà le tue abitudini. Dext è quello che molti contabili australiani usano già, quindi chiedi al tuo prima di comprare qualsiasi cosa. Se il tuo problema è un arretrato di scansioni con nomi sbagliati più che le nuove fatture, uno strumento che legge ogni documento e lo rinomina e archivia per data e fornitore è esattamente il lavoro per cui è nato Once, il nostro strumento gratuito.

Domande frequenti

Per quanto tempo devo conservare le fatture in Australia?

Almeno cinque anni. Per la maggior parte dei documenti aziendali l'ATO fa partire i cinque anni da quando hai creato o ricevuto il documento o hai concluso l'operazione, a seconda di quale data è più recente. Le società hanno anche un obbligo separato di sette anni previsto dall'ASIC, quindi una Pty Ltd dovrebbe conservarli per sette.

Mi serve una tax invoice per recuperare la GST?

Sì, per qualsiasi acquisto sopra $82,50 AUD GST inclusa. Aspetta di averla prima di recuperare il credito. Per $82,50 AUD o meno basta una ricevuta o uno scontrino, e se non hai nulla viene accettata una nota scritta con fornitore, ABN, data, articolo e importo.

Posso tenere le ricevute come foto e buttare la carta?

Sì, se la foto o la scansione è una riproduzione fedele e chiara dell'originale. L'ATO dice che in quel caso non serve tenere la carta, a meno che un'altra legge non lo richieda. Fotografa presto gli scontrini termici, perché sbiadiscono.

Inserire le fatture in Xero basta come documentazione?

No. L'ATO dice che se inserisci i dati in un software devi comunque conservare una copia della fattura vera e propria. Allega il documento al movimento in Xero oppure tienilo in una cartella, ma conservalo.

E se la fattura di un fornitore non riporta ABN o GST?

Non è una tax invoice valida. Chiedi al fornitore di riemetterla, cosa che deve fare entro 28 giorni dalla tua richiesta, e verifica la sua registrazione GST su ABN Lookup. Non recuperare la GST finché non hai una fattura valida.