Guida

Come portare i CV in un foglio di calcolo per la selezione

Hai pubblicato un annuncio per un solo ruolo e ti sono arrivati quaranta CV, tra PDF, file Word e qualche foto fatta col telefono. Vuoi una riga per persona, così puoi ordinarli e scegliere chi chiamare. Tutte le pagine che oggi compaiono in cima per questa ricerca sono di software di lettura dei CV che vendono sé stessi, e nessuna parte dalla soluzione più economica: non estrarre proprio niente.

In breve

Per il prossimo annuncio, chiedi i dati su cui fai la selezione direttamente nella candidatura, con domande di preselezione o con un modulo che scrive dritto in un foglio di calcolo, così non c'è niente da estrarre. Per una pila che hai già, scrivere a mano sei o sette colonne va benissimo per qualche decina di CV, mentre un lettore di CV gratuito come quello di Affinda regge pile più grandi, purché tu sia tranquillo a caricarci i dati personali dei candidati.

Decidi le colonne prima di aprire un solo CV

Quasi tutto il tempo che si perde qui non va nello scrivere. Va nel leggere ogni CV senza sapere cosa stai cercando, e poi rileggerli tutti quando finalmente lo sai.

Scrivi le poche cose che decidono davvero se una persona riceve una telefonata. Per la maggior parte dei ruoli in una piccola impresa la lista è breve: nome, email, telefono, quartiere o la possibilità di raggiungerti, la patente o la qualifica che il lavoro richiede, l'esperienza pertinente, la disponibilità e una colonna per una tua nota.

I lettori di CV ti danno volentieri tutta la storia lavorativa, ogni parola chiave sulle competenze e ogni scuola frequentata. Il risultato è un foglio larghissimo che non leggerai mai, e più dati personali di quelli che ti serve conservare.

Sette colonne che usi valgono più di trenta che scorri senza guardare. Decidile prima, e ogni metodo qui sotto diventa più veloce.

Metodo 1: raccogli i dati nella candidatura, così non c'è niente da estrarre

È gratis, risolve il problema per ogni ruolo futuro e nessuno strumento di estrazione può fare di meglio, perché è il candidato stesso a scrivere i propri dati nella casella giusta.

Domande di preselezione sul sito di annunci
SEEK e Indeed ti permettono di aggiungere domande a un annuncio, per esempio se il candidato ha una certa patente o il diritto di lavorare in Australia. Le risposte stanno accanto alla candidatura, quindi puoi filtrare prima di aprire un CV. Se i tuoi candidati arrivano dal sito di annunci, imposta queste domande per prime.
Google Moduli verso Fogli Google
Crea un breve modulo di candidatura, collegalo a un foglio, e ogni candidatura diventa una riga appena arriva. C'è un intoppo: se il modulo chiede di caricare un file, Google obbliga ogni candidato ad accedere con un account Google, e qualcuno rinuncerà. Chiedere invece un link al CV evita il problema.
Microsoft Forms verso Excel
Le risposte si esportano in Excel allo stesso modo. Però Microsoft consente una domanda con caricamento di file solo quando il modulo è limitato alle persone della tua organizzazione, quindi non può raccogliere CV dal pubblico. Usalo per le domande e fatti mandare il CV via email o con una richiesta di file su OneDrive.

Se assumi più di una volta all'anno, la vera risposta è questa. Richiede un'ora per impostarla, e la prossima selezione ti arriva già in un foglio di calcolo.

Metodo 2: scrivili a mano, per una pila che hai già

Non piace a nessuno sentirselo dire, ma per qualche decina di CV scrivere sette colonne è spesso più veloce che impostare e controllare uno strumento. Tanto leggi comunque ogni CV per decidere chi chiamare. La parte da scrivere è quella piccola.

  1. 1Prepara il foglio con le colonne della prima sezione, più una colonna per il nome del file, così ritrovi il CV quando ti serve.
  2. 2Rinomina ogni file con il nome del candidato man mano che procedi, così cartella e foglio corrispondono.
  3. 3Compila una riga per ogni CV in un'unica sessione. Usa un menu a tendina per le colonne sì o no, come patente posseduta, così dopo puoi filtrarle.
  4. 4Aggiungi il tuo punteggio o la tua nota alla fine, dopo aver visto tutta la pila, non strada facendo. Il decimo CV cambia quello che pensi del secondo.
  5. 5Ordina o filtra, ed ecco la tua rosa di candidati.

Gratis e affidabile, e alla fine conosci i candidati meglio di quanto farebbe qualsiasi strumento. Smette di avere senso più o meno quando ti accorgi che stai riempiendo righe invece di leggere persone.

Metodo 3: un lettore di CV gratuito o economico, per le pile grandi

I lettori di CV leggono un gruppo di CV e restituiscono una riga per persona. Sono fatti per le agenzie di selezione del personale, ed è per questo che lo fanno bene.

Affinda offre sul suo sito un lettore gratuito che accetta PDF, file Word e immagini, senza account, ed esporta un CSV che si apre in Excel o Fogli Google. Al momento in cui scriviamo permette fino a 100 CV alla volta, con un limite giornaliero di 150 senza account. Tra le opzioni gratuite che abbiamo guardato è la più generosa, e se hai una pila grande e nessun dubbio sulla privacy è la prima da provare.

Datanem si fa pagare a documento dopo alcuni gratuiti, e dichiara di conservare i file nell'UE e di cancellarli dopo un periodo stabilito. Diversi altri siti offrono la conversione in blocco gratuita, con limiti molto più bassi.

Non abbiamo misurato la precisione di nessuno di questi, quindi non riportiamo i numeri di nessuno. Controlla le prime dieci righe confrontandole con i CV prima di fidarti del resto. Date, qualifiche professionali e numeri di telefono presi da impaginazioni insolite sono i punti in cui di solito sbagliano.

Lo strumento giusto per una pila grande, a patto che tu abbia letto prima la sezione che segue.

La parte che le pagine dei lettori di CV non dicono: sono dati personali di altre persone

Un CV contiene nome, indirizzo, numero di telefono, storia lavorativa e a volte la data di nascita. Caricarne quaranta su un sito gratuito significa condividere i dati personali di quaranta sconosciuti con un'azienda che non hai verificato.

Molte piccole imprese australiane sono escluse dal Privacy Act (la legge federale australiana sulla privacy), perché l'esenzione generale per le piccole imprese copre la maggior parte delle attività con un fatturato annuo di $3 milioni AUD o meno, anche se ci sono eccezioni, come le attività che forniscono un servizio sanitario. Se la tua attività rientra nella legge, tieni presente che l'esenzione per i dati dei dipendenti non si applica ai candidati che non assumi. Lo dice esplicitamente l'OAIC (l'autorità australiana per la privacy) nelle sue indicazioni su quell'esenzione.

Che la legge si applichi a te oppure no, le buone abitudini sono le stesse.

Leggi dove vanno a finire i file
Prima di caricare qualcosa, cerca la dichiarazione del lettore di CV su dove vengono elaborati i file e per quanto tempo vengono conservati. Affinda dichiara che il suo strumento gratuito non conserva i documenti dopo la lettura. Datanem dichiara che i file restano conservati nell'UE per un periodo stabilito. Se non trovi una dichiarazione, non caricare niente.
Non tenere la pila per sempre
Quando il ruolo è coperto, cancella i CV e le righe delle persone che non hai assunto, a meno che non abbiano accettato di restare in archivio per ruoli futuri. Una cartella di vecchie candidature è un rischio, non una risorsa.
Tieni le colonne legate al lavoro
Lascia fuori età, foto, stato civile e simili. Non ti servono per decidere chi chiamare, e conservarli fa nascere la domanda se li hai usati.

Quando un software di gestione delle candidature è la risposta migliore

Se assumi ogni mese, o se più persone valutano gli stessi candidati, il foglio di calcolo diventa lo strumento sbagliato. I software di gestione delle candidature come Workable, JobAdder e Breezy HR raccolgono le candidature, leggono i CV, tengono traccia di chi è a quale fase e inviano le email di rifiuto.

Sono abbonamenti, e sono più di quanto serva a un'attività che assume una o due volte all'anno. Ma se ti ritrovi a mandare per email un foglio di candidati tra tre persone, è il momento.

Un ruolo all'anno: un modulo e un foglio di calcolo. Un ruolo al mese con un gruppo che decide: un software di gestione delle candidature.

Dove si inserisce Once, in tutta onestà

Once, il nostro strumento, legge PDF, foto e file Word e scrive in un foglio di calcolo i dati che gli indichi, e funziona sul tuo computer, quindi i CV non vengono caricati da nessuna parte. Quest'ultimo punto è l'unico motivo per sceglierlo al posto di un lettore gratuito per questo lavoro.

È stato creato per fatture e documenti simili. Non lo abbiamo provato su un grande gruppo di CV, e le impaginazioni dei CV variano molto più di quelle delle fatture. Se lo provi sui CV, controlla le prime righe come faresti con qualsiasi strumento, e raccontaci com'è andata.

Domande frequenti

Come estraggo gratis i dati dei CV in Excel?
Per qualche decina, scrivi a mano le sei o sette colonne su cui fai la selezione. Per una pila più grande, il lettore di CV gratuito di Affinda accetta PDF, file Word e immagini ed esporta un CSV che si apre in Excel. Controlla le prime righe confrontandole con i CV prima di fidarti del resto.
Excel può leggere i CV da solo?
No. Excel può importare tabelle da un PDF, ma un CV è un'impaginazione, non una tabella, quindi l'importazione ti restituisce dei frammenti. Devi scriverli a mano, usare un lettore di CV o raccogliere i dati con un modulo, così arrivano già come righe.
È sicuro caricare i CV su un lettore di CV gratuito?
Dipende dallo strumento. I CV sono dati personali di altre persone, quindi prima di caricarli leggi dove lo strumento elabora i file e per quanto tempo li conserva. Se non c'è una dichiarazione chiara, non caricarli, e usa un metodo manuale o uno strumento che funziona sul tuo computer.
Per quanto tempo devo conservare i CV dei candidati non selezionati?
Solo per il tempo che ti servono per quel ruolo, a meno che il candidato non abbia accettato di restare in archivio per ruoli futuri. Se la tua attività rientra nel Privacy Act, l'esenzione per i dati dei dipendenti non si applica alle persone che non hai assunto, quindi valgono le regole normali sulla conservazione dei dati personali.
Google Moduli può raccogliere i CV?
Sì, con una domanda di caricamento file, ma in quel caso Google chiede a ogni candidato di accedere con un account Google. Chiedere un link al CV evita il problema. Microsoft Forms consente il caricamento di file solo alle persone della tua organizzazione.

Approfondimenti

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