Che differenza c'è tra un estratto conto fornitore e una fattura?

Una fattura chiede il pagamento di una singola vendita e, se rispetta le regole, è la tax invoice che ti serve per recuperare la GST. Un estratto conto riassume tutto il tuo conto con il fornitore: fatture, crediti, pagamenti e saldo. Non è una tax invoice e non va mai registrato come fattura passiva.

Posso recuperare la GST da un estratto conto fornitore?

No. Per gli acquisti sopra $82,50 AUD GST inclusa ti serve la tax invoice valida vera e propria. Se un estratto conto mostra una fattura che non hai, chiedine una copia al fornitore prima di recuperare il credito.

Ogni quanto dovrei riconciliare gli estratti conto fornitori?

Ogni mese, prima del giro di pagamenti, per i fornitori con cui lavori spesso. Per i piccoli fornitori con una fattura al mese, di solito basta confrontare il saldo dell'estratto conto con il tuo, e devi andare riga per riga solo quando non coincidono.

Xero riconcilia automaticamente gli estratti conto fornitori?

Non al momento in cui scriviamo. Xero non ha una schermata di riconciliazione degli estratti conto come quella per la riconciliazione bancaria, e nel suo forum delle idee di prodotto ci sono richieste aperte in questo senso. Il report Supplier Bill Activity ti dà la tua parte dell'elenco da confrontare con l'estratto conto. Dext e AutoEntry offrono entrambi l'abbinamento automatico degli estratti conto e si collegano a Xero.

Perché il saldo sull'estratto conto del fornitore non corrisponde ai miei libri?

Il più delle volte si tratta di un pagamento fatto verso fine mese che il fornitore non aveva ancora ricevuto, di una nota di credito che non ha ancora emesso, di una fattura che non hai mai ricevuto o di una fattura registrata due volte da parte tua. Esamina le righe non abbinate una alla volta e di solito ognuna rientra in uno di questi casi.

Guida

Come riconciliare un estratto conto fornitore, e perché non è una fattura

Una volta al mese un fornitore ti manda una pagina con tutto ciò che, secondo lui, gli devi. Sembra una bolletta, e molte imprese la pagano come se lo fosse. Non è una bolletta. È la versione dei fatti del fornitore, e confrontarla con i tuoi documenti è il modo per scoprire la fattura che non hai mai ricevuto, la nota di credito che ti avevano promesso e il pagamento che non hanno mai registrato. Tutte le pagine che oggi si posizionano per questa ricerca sono scritte per l'ufficio contabilità di una grande azienda con un ERP (un gestionale aziendale). Questa è per un'impresa con una manciata di fornitori e un account Xero.

In breve

Un estratto conto fornitore è un riepilogo del tuo conto con quel fornitore, non una tax invoice, quindi non registrarlo mai come fattura passiva e non recuperare mai la GST (l'imposta australiana su beni e servizi, simile all'IVA) partendo da lì. Per riconciliarlo, elenca le tue fatture, note di credito e pagamenti per quel fornitore nello stesso periodo, spunta ogni riga che compare in entrambi, e le righe che restano sono quelle da sollecitare.

Estratto conto e fattura fanno lavori diversi

Una fattura è una richiesta di pagamento per una singola vendita. Se rispetta le regole della tax invoice, è anche il documento che l'ATO (l'Agenzia delle Entrate australiana) richiede prima che tu possa recuperare la GST su un acquisto sopra $82,50 AUD.

Un estratto conto è un riepilogo aggiornato di tutto il tuo conto con quel fornitore. Di solito elenca le fatture che ha emesso, le note di credito, i pagamenti ricevuti, un saldo finale e spesso una suddivisione per anzianità, ad esempio corrente, 30 giorni e 60 giorni. Non crea nulla di nuovo da pagare. Tutto ciò che contiene dovrebbe già esistere altrove come fattura, nota di credito o pagamento.

Non registrare un estratto conto come fattura: Se inserisci il saldo dell'estratto conto in Xero o MYOB come fattura passiva, ogni fattura che contiene viene contata due volte, una da sola e una dentro il saldo. È uno dei modi più comuni in cui una piccola impresa finisce per pagare due volte un fornitore.
Non recuperare la GST da un estratto conto: Un estratto conto non è una tax invoice. Se una riga corrisponde a una fattura che non hai, chiedi al fornitore una copia di quella fattura. La nostra guida sulla conservazione dei documenti per l'ATO spiega cosa deve riportare una tax invoice valida.
Non pagare il totale dell'estratto conto senza controllarlo: Il totale è giusto solo se entrambe le parti concordano su ogni riga. Pagarlo alla cieca significa pagare tutto ciò che ti hanno fatturato per errore e perdere ogni credito che si sono dimenticati di applicare.

L'estratto conto è la contabilità del fornitore. Il tuo file contabile è la tua. Riconciliare significa far combaciare le due, e ogni differenza ha un motivo.

Ti serve davvero farlo

Sinceramente, non per ogni fornitore. Se un fornitore ti manda una fattura al mese e tu la paghi per intero entro la scadenza, l'estratto conto mostrerà semplicemente quella fattura e quel pagamento, e c'è poco da scoprire.

Vale il tempo che ci metti con i fornitori che emettono molte fatture al mese, con quelli che emettono note di credito per resi o consegne incomplete, con quelli che paghi in un'unica soluzione invece che fattura per fattura, e con qualsiasi fornitore il cui saldo sull'estratto conto non corrisponde a quanto i tuoi libri dicono che gli devi. Quest'ultimo è il segnale d'allarme. Se i due saldi coincidono, di solito puoi fermarti lì.

Parti dal saldo. Confronta il saldo finale dell'estratto conto con quanto i tuoi libri dicono che devi a quel fornitore alla stessa data. Se coincidono, archivia l'estratto conto e passa oltre. Riconcilia riga per riga solo quando non coincidono.

Il metodo gratuito, passo per passo

Funziona con nient'altro che l'estratto conto e i tuoi documenti. Se usi un software di contabilità, la sezione successiva ti mostra dove trovare più in fretta la tua parte dell'elenco.

1Annota il periodo coperto dall'estratto conto e la data di chiusura. Stai confrontando cose omogenee, quindi i tuoi documenti devono coprire esattamente lo stesso periodo.
2Controlla prima il saldo iniziale. Se il saldo iniziale dell'estratto conto non corrisponde a quanto dovevi al fornitore all'inizio del periodo, la differenza è più vecchia di questo estratto conto. Sistemala prima di andare avanti, altrimenti passerai un'ora a inseguire qualcosa successo il trimestre scorso.
3Elenca i tuoi documenti per quel fornitore nel periodo: ogni fattura che hai, ogni nota di credito e ogni pagamento che hai fatto. In un foglio di calcolo, una riga ciascuno, con data, riferimento e importo.
4Scorri l'estratto conto riga per riga. Per ogni riga, trova la riga corrispondente nel tuo elenco, prima per numero di fattura e poi per importo, e spuntale entrambe.
5Tutto ciò che resta senza spunta sull'estratto conto è qualcosa che il fornitore ha e tu no. Tutto ciò che resta senza spunta nel tuo elenco è qualcosa che hai tu e il fornitore no. Queste due brevi liste sono tutto il lavoro.
6Trova il motivo di ogni riga rimasta usando la sezione successiva, scrivilo accanto alla riga e contatta il fornitore per tutto ciò che richiede un suo intervento.
7Quando ogni differenza ha un motivo, il tuo saldo finale più o meno le differenze spiegate dovrebbe essere esattamente uguale al saldo dell'estratto conto. Scrivi questo calcolo sull'estratto conto o nel foglio, e conservalo insieme all'estratto conto.

Per un fornitore con una dozzina di righe al mese, dopo averlo fatto un paio di volte è un lavoro breve. Molte piccole imprese non hanno mai bisogno di altro.

Cosa significa di solito ogni tipo di differenza

Una fattura sull'estratto conto che non è nei tuoi libri: Il più delle volte la fattura non ti è mai arrivata, è finita nella casella email di qualcun altro o è lì in attesa di essere registrata. Chiedi una copia al fornitore. Non registrarla partendo dalla riga dell'estratto conto, perché ti serve la tax invoice vera e propria prima di recuperare la GST.
Una fattura nei tuoi libri che non è sull'estratto conto: O è arrivata dopo che l'estratto conto è stato prodotto, o è stata registrata sul fornitore sbagliato, o è stata registrata due volte. Controlla prima che non sia un doppione, perché una fattura doppia sono soldi che stai per pagare per niente.
Un pagamento che hai fatto e che non è sull'estratto conto: Di solito è una questione di tempi. Un pagamento fatto negli ultimi giorni del mese spesso arriva dopo che il fornitore ha generato l'estratto conto. Dovrebbe comparire in quello del mese successivo. Se è più vecchio, manda al fornitore data, importo e riferimento presi dalla tua banca, così può trovarlo.
Una nota di credito promessa che non è sull'estratto conto: Il fornitore non l'ha ancora emessa. È la differenza che vale di più la pena sollecitare, perché sono soldi che ti spettano e di cui nessun altro si ricorderà.
La stessa fattura con un importo diverso: O una delle due parti l'ha letta o digitata male, o il fornitore ha riemesso la fattura e tu hai quella vecchia. Confronta numero e data della fattura da entrambe le parti, e chiedi la versione aggiornata se non coincidono.
Un pagamento attribuito alla fattura sbagliata: Il totale torna ma l'anzianità no. Il fornitore potrebbe mostrare come scaduta una fattura più vecchia che hai già pagato, perché ha applicato i soldi altrove. Mandagli i dati del pagamento e il numero della fattura a cui si riferiva.

Trovare la tua parte dell'elenco in Xero, MYOB e QuickBooks

Nessuno dei tre principali programmi usati dalle piccole imprese australiane ha una schermata di riconciliazione degli estratti conto come quella che hanno per i movimenti bancari. Nel forum delle idee di prodotto di Xero ci sono richieste aperte proprio per questo, e una risposta dello staff di Xero a fine 2025 indicava invece i report già esistenti. Quindi, in ogni programma, il lavoro consiste nell'estrarre il tuo elenco e fare le spunte da solo.

Xero: Cerca Supplier Bill Activity nella pagina dei report, imposta il fornitore e le stesse date dell'estratto conto, ed esportalo. Lo staff di Xero ha indicato quel report, il contact activity statement e il report account transactions come i posti dove si trovano queste informazioni. Aged Payables Detail alla data di chiusura dell'estratto conto ti dà il saldo aperto da confrontare nel primo controllo.
QuickBooks Online: Il report Supplier Balance Detail mostra le fatture aperte per fornitore, e la pagina del singolo fornitore elenca ogni operazione fatta con lui. Esporta l'uno o l'altra in un foglio di calcolo e spunta le righe confrontandole con l'estratto conto.
MYOB: Apri la scheda del fornitore per vedere lo storico delle sue operazioni e usa i report sui debiti verso fornitori per il saldo a una certa data. I nomi dei report cambiano tra i vari prodotti MYOB, quindi cerca nell'elenco dei report payables o supplier.

Esportare la tua parte in un foglio di calcolo e mettere accanto le righe dell'estratto conto è il metodo manuale più rapido in tutti e tre. Ordina entrambi per numero di fattura e la maggior parte delle righe si spunta in pochi secondi.

Quando un software a pagamento è davvero meglio

Se riconcili molti estratti conto fornitori ogni mese, la parte lenta è trascrivere le righe dell'estratto conto, ed è proprio la parte che questi strumenti esistono per eliminare.

Dext include la riconciliazione degli estratti conto fornitori nei suoi piani, con un certo numero di crediti per estratti conto a seconda dell'abbonamento. Legge l'estratto conto, confronta le righe con i documenti che hai già caricato e segnala le mancanze, e quando è collegato a Xero o QuickBooks Online può controllare anche la tua contabilità. Se il tuo contabile usa già Dext, questa è la risposta ovvia, e dovresti chiedere a lui prima di comprare qualsiasi cosa.

AutoEntry, di proprietà di Sage, fa un abbinamento simile tra un estratto conto caricato e le fatture di acquisto che gli hai inviato. Le sue pagine di assistenza dicono che l'abbinamento automatico richiede che nome del fornitore, data e importo coincidano, e che le corrispondenze parziali vanno trovate a mano.

Entrambi gli strumenti pubblicano dati su precisione e volumi. Non li abbiamo testati, quindi non riportiamo qui quei numeri. Il test che conta è il tuo: carica tre estratti conto reali, incluso uno scansionato, e guarda cosa sbaglia.

Per un'impresa con pochi fornitori, il metodo gratuito qui sopra basta e nessuno strumento ti farà risparmiare tempo in modo significativo. Per un contabile che riconcilia decine di estratti conto per diversi clienti, vale la pena provare Dext o AutoEntry, e Dext è quello che usano già più studi australiani.

Abitudini che rendono più veloce il mese successivo

Chiedi ai fornitori di mettere il numero di fattura su ogni riga: Alcuni estratti conto riportano solo date e importi. Chiedi al fornitore di includere i numeri di fattura. Trasforma un gioco a indovinare in un semplice ordinamento.
Metti il numero di fattura nella causale del pagamento: Quando paghi, usa il numero di fattura come riferimento del bonifico. Così il fornitore può attribuire i soldi alla fattura giusta, e il problema dei pagamenti attribuiti male quasi sparisce.
Conserva l'estratto conto insieme ai tuoi calcoli: Salva l'estratto conto come PDF con prima la data e poi il nome del fornitore, e aggiungi una nota su come l'hai riconciliato. Quando sei mesi dopo nasce una contestazione, è quella nota a chiuderla.
Riconcilia nello stesso momento ogni mese: Fallo prima del giro di pagamenti, non dopo. Trovare un credito mancante prima di pagare è molto più facile che chiedere un rimborso.

Domande frequenti

Che differenza c'è tra un estratto conto fornitore e una fattura?: Una fattura chiede il pagamento di una singola vendita e, se rispetta le regole, è la tax invoice che ti serve per recuperare la GST. Un estratto conto riassume tutto il tuo conto con il fornitore: fatture, crediti, pagamenti e saldo. Non è una tax invoice e non va mai registrato come fattura passiva.
Posso recuperare la GST da un estratto conto fornitore?: No. Per gli acquisti sopra $82,50 AUD GST inclusa ti serve la tax invoice valida vera e propria. Se un estratto conto mostra una fattura che non hai, chiedine una copia al fornitore prima di recuperare il credito.
Ogni quanto dovrei riconciliare gli estratti conto fornitori?: Ogni mese, prima del giro di pagamenti, per i fornitori con cui lavori spesso. Per i piccoli fornitori con una fattura al mese, di solito basta confrontare il saldo dell'estratto conto con il tuo, e devi andare riga per riga solo quando non coincidono.
Xero riconcilia automaticamente gli estratti conto fornitori?: Non al momento in cui scriviamo. Xero non ha una schermata di riconciliazione degli estratti conto come quella per la riconciliazione bancaria, e nel suo forum delle idee di prodotto ci sono richieste aperte in questo senso. Il report Supplier Bill Activity ti dà la tua parte dell'elenco da confrontare con l'estratto conto. Dext e AutoEntry offrono entrambi l'abbinamento automatico degli estratti conto e si collegano a Xero.
Perché il saldo sull'estratto conto del fornitore non corrisponde ai miei libri?: Il più delle volte si tratta di un pagamento fatto verso fine mese che il fornitore non aveva ancora ricevuto, di una nota di credito che non ha ancora emesso, di una fattura che non hai mai ricevuto o di una fattura registrata due volte da parte tua. Esamina le righe non abbinate una alla volta e di solito ognuna rientra in uno di questi casi.

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